Die Retrospektive

Was eine Retrospektive ist, wofür sie eingesetzt wird, und wie sie im Detail abläuft.

Zweck einer Retrospektive

Mit der Retrospektive werden die drei grundlegenden agilen Säulen Transparenz, Überprüfung und Anpassung angewendet. Ein Team schaut damit in regelmäßigen Abständen gemeinsam in voller Transparenz auf die Höhen und Tiefen der Zusammenarbeit, und überprüft so, ob und was verbessert werden sollte. Es beschließt gemeinsam sinnvolle Anpassungen des Prozesses, der Infrastruktur oder auch des eigenen Verhaltens.

Das Team von paragraph eins sammelt Ideen auf Post-Its und hat Spaß dabei

Teilnehmer

An einer Retrospektive nehmen alle Personen teil, die zu demjenigen Arbeitskontext gehören, der verbessert werden soll. In einem Scrum-Team nehmen immer alle drei Rollen teil. Dazu gehören:

  • Entwicklungsteam
  • Product Owner
  • Scrum Master

In Teams, die nicht explizit nach Scrum arbeiten, sollte ebenfalls explizit klar sein, wer teilnimmt.

Wenn absehbar ist, dass Problembereiche besprochen werden, die außerhalb des Teams liegen, können explizit weitere Teilnehmer eingeladen werden. So wird sichergestellt, dass keine Maßnahmen für Personen beschlossen werden, die nicht anwesend sind.

Ebenso wenig findet eine Delegation von zu besprechenden Problemen von außerhalb des Teams in die Retro hinein statt. Organisationen mit einem agilen Mindset vertrauen darauf, dass die Teilnehmer als Experten für ihr Umfeld die für sie passenden Lösungen finden.



Ergebnis

Wenn der wichtigste Zweck einer Retrospektive das Entdecken von Möglichkeiten zur Verbesserung ist, dann ist das oberste Ziel konkrete Maßnahmen dazu zu finden. Eine Retrospektive ist erfolgreich, wenn sie folgende Kriterien erfüllt:

  • Es wurde mindestens eine Maßnahme zur Verbesserung gefunden und beschlossen
  • Mindestens eine dieser Maßnahmen ist bis zur nächsten Retrospektive umgesetzt worden
  • Das Team weiß, wie es den Erfolg der Maßnahme(n) feststellen kann

Letzteres stellt oft eine große Herausforderung dar. Die Umsetzung der Maßnahme(n) liegt zeitlich gesehen oft erst Stunden oder Tage nach der Retrospektive, stellt aber zugleich ihr wichtigstes Erfolgskriterium dar. Daher müssen Teams einen Weg finden, die Maßnahme(n) aus ihren Retrospektiven zuverlässig zur Umsetzung zu bringen.

Ablauf einer Retrospektive auf einem Flipchart

Ablauf

Der Ablauf einer Retrospektive ist nicht festgelegt. Es gibt kein richtig oder falsch. Im Grunde ist alles erlaubt, was nach den oben genannten Kriterien zum Erfolg führt.

Ausgelöst durch den Erfolg des Buches Agile Retrospectives von Diana Larsen and Esther Derby hat sich jedoch als Grundgerüst ein Ablauf in fünf Phasen etabliert.

Phasen frei gestalten

Das Dankbare an den im Buch definierten Phasen ist, dass deren Ausgestaltung offen bleibt. Dies lädt dazu ein, die Retrospektive so zu gestalten, wie es der Situation des Teams am Dienlichsten ist.

Derby und Larsen bieten in ihrem Buch selbst eine Fülle von möglichen Übungen an, inklusive ausführlicher Beschreibung und Empfehlung für welche Phase diese am Besten geeignet sind.

Die Phasen im Detail

  • 1) Set-the-stage

    Die Phase des „Set-the-stage“ dient dazu, sich mental auf die Retrospektive einzustellen. Dazu kann alles gehören, was für das Team wichtig und erforderlich ist, um in einen guten Modus der Zusammenarbeit zu gelangen. Typisch sind körperliche Aktivierungen oder Übungen die Konzentration und Fokus liefern.

  • 2) Gather data

    Nachdem alle fokussiert und bereit sind, ist die Aufgabe in dieser Phase, Informationen zusammenzutragen, die später dabei helfen sollen, die möglichen Probleme besser zu verstehen. Üblicherweise wird in dieser Phase zunächst auf eine Bewertung verzichtet, um möglichst viele Optionen offen zu halten.

  • 3) Generate insights

    In dieser Phase werden die gesammelten Informationen aus Phase zwei analysiert. Hier finden nun Bewertungen statt. Dazu werden Filter eingesetzt oder ähnliche Techniken genutzt, um aus der Menge der gefundenen Themen, diejenigen herauszufinden, die den größten Impact für die Verbesserung der Zusammenarbeit versprechen.

  • 4) Decide what to do

    Nachdem die wichtigsten Themen identifiziert wurden, wird nun gemeinsam entschieden, welche Maßnahmen zur Verbesserung in Frage kommen und wie diese umgesetzt werden können. Ebenfalls werden hier die Erfolgskriterien dafür festgelegt.

  • 5) Closing

    In der abschließenden Phase findet eine kurze Reflexion über die Retrospektive selbst statt, um auch hier die Möglichkeit der stetigen Verbesserung zu nutzen. Als Abschluss ist es sinnvoll die Retrospektive mit einer kurzen Übung gemeinsam mental zu verlassen, und damit sicherzugehen, dass jeder Beteiligte sie als abgeschlossen betrachten kann.

Exemplarischer Ablauf einer Retrospektive

Wir haben als Anregung und Vorlage eine Retrospektive in Kurzform veröffentlicht. Auch diese basiert auf den fünf Phasen und ist mit einfachen Übungen ausgestaltet. So lassen sich die Phasen gut nachvollziehen und der aufeinanderfolgende Aufbau leicht verstehen. Einfach mal reinschauen: Retrospektive in Kürze