Zusammenarbeit im Homeoffice sinnvoll gestalten

Ein Leitfaden für das Arbeiten von zuhause – alleine oder gemeinsam.

Gemeinsam allein.

Aufgrund der Corona-Krise arbeiten zur Zeit viele Menschen von zuhause, also im Homeoffice. Für viele ist das nicht selbstverständlich und bringt Herausforderungen und Fragen mit sich. Manche wissen nicht wie Sie sich organisieren sollen, andere unterschätzen die Auswirkungen auf die Arbeit und das private Umfeld.

Wir haben einen Leitfaden zusammengestellt, in dem wir beschreiben, was es zu beachten gilt, und wie Sie mit der Situation bestmöglich zurecht kommen. Es gibt ein paar grundlegende Aspekte zu berücksichtigen, egal wie Ihre Arbeit strukturiert ist. Daneben existieren noch ein paar Besonderheiten, die eine Rolle spielen, wenn Sie mit Ihrem Team aus dem Homeoffice heraus zusammenarbeiten müssen.

Homeoffice-Schreibtisch mit Laptop, Akten, Getränk, Notizblock

Der Arbeitsplatz

Schaffen Sie sich einen angenehmen Arbeitsplatz an dem Sie sich wohlfühlen und gut konzentrieren können. Das muss nicht unbedingt ein ganzer Raum sein, aber ein Ort der signalisiert: hier arbeite ich.

Einige Tipps zur Gestaltung

  • Die Arbeitsplatzgestaltung richtet sich danach was Sie für ein Typ sind. Brauchen Sie Ruhe oder hören Sie bei der Arbeit gerne Musik? Schauen Sie gerne aus dem Fenster oder möchten Sie lieber keinerlei Ablenkung? Danach sollten Sie auch den Platz für Ihre Arbeit wählen.
  • Ordnung ist die halbe Miete. Sorgen Sie für einen aufgeräumten Arbeitsplatz, um die Konzentration zu fördern.
  • Gutes Licht ist wichtig zum Arbeiten. Am Besten ist Tageslicht, aber Hängeleuchten oder eine helle Schreibtischlampe sorgen auch für die nötige Beleuchtung.

Ausstattung des Homeoffice-Platzes

  • Rechner oder Laptop mit Internetzugang

  • Smartphone oder Festnetztelefon

  • Platz für Büromaterialien

  • Uhr

  • Getränke

  • Kalender

  • Drucker

  • ggf. Tablet

  • Notizbuch

  • Stifte

  • Frisches Obst / gesunde Snacks

  • Accessoires

    Zudem sorgt ein Accessoire, welches nicht direkt von der Arbeit ablenkt, wie z.B. frische Blumen, für eine motivierende Atmosphäre.

Persönliche Vorbereitung

Falls Sie das erste Mal von zu Hause arbeiten, stellen Sie sich vor, dass Sie ins Büro oder zum Kunden gehen. Kleiden Sie sich angemessen, das wird Ihnen helfen in den Arbeitsmodus zu kommen und richtig zu fokussieren. In Video-Konferenzen ist es zudem eine Frage von Respekt den KollegInnen gegenüber, sich so zu präsentieren, als würden Sie ihnen in persona begegnen.

Kaffeepause – Tasse Kaffee mit einer Zeitung auf einem Holztisch

Arbeitszeiten und Pausen

Feste Arbeitszeiten sind wichtig. Auch wenn Sie allein zuhause arbeiten, sollten Sie sich den Tag gut strukturieren und ausreichend Pausen einlegen. Vermeiden Sie nach Möglichkeit, in den Pausen Haushaltsarbeit zu erledigen. Machen Sie wirklich Pause. Der Energiebedarf bei geistiger Arbeit ist ohnehin hoch, und die Kommunikation über elektronische Tools braucht zusätzliche Kraft.

Bei der Arbeit im Team sollten Sie Beginn und Ende sowie die Pausen gemeinsam abstimmen. Generell sollte jeder seinen Status klar signalisieren und rechtzeitig ankündigen. Wann bin ich für Kommunikation und Rückfragen offen? Wann arbeite ich konzentriert und möchte nicht gestört werden? Wann habe ich private Verpflichtungen, und wann bin ich zurück?

Meetings organisieren

Selbst wenn Sie nicht in einem Team arbeiten, werden Sie auch im Homeoffice in die Situation kommen, ein Meeting abhalten oder an einem teilnehmen zu müssen.

Art des Meetings / der Konferenz bestimmen

Machen Sie sich bewusst, wer die beteiligten Personen sind und wieviele teilnehmen werden. Davon hängt ganz wesentlich der Umfang der Vorbereitung als auch die Auswahl der technischen Lösung ab.

Technische Empfehlungen

  • Bei wenigen Teilnehmern (2-3) und kurzer Dauer ist ein Telefonat oft die beste Lösung. Gute Sprachqualität, keine Vorbereitungszeit, seltene technische Störungen, jederzeitige Verfügbarkeit und räumliche Unabhängigkeit sprechen dafür.
  • Für mehr Teilnehmer und länger andauernden Austausch sollten Sie Video-Konferenz-Tools nutzen. Die Auswahl ist umfangreich und die meisten sind für nahezu alle Plattformen verfügbar. Großer Vorteil ist, dass Sie Ihre Kollegen sehen können. Das reduziert die soziale Isolation enorm.
  • Für gelegentlichen Austausch von Informationen eignen sich Text-Chat-Programme. Das wesentliche Merkmal stellt hier die asynchrone Kommunikation dar. Informationen können jederzeit geteilt werden, und Sie können dann reagieren, wenn es bei Ihnen passt.

Eine häufige Kombination sind Video-Konferenzen mit parallel aktivem Text-Chat. So verbinden Sie die Vorteile zweier Systeme: Sie sehen Ihre KollegInnen und können parallel detaillierte Text-Informationen wie z.B. Links austauschen.

Arbeiten im Team

  • Moderation

    Bestimmen Sie eine Person im Team, die sich um die Organisation und Moderation von Meetings kümmert.

  • Regeln

    Besprechen Sie im Team wie Sie sich organisieren wollen und legen einige Regeln fest. Diese sollten Sie für jedes Teammitglied sichtbar machen.

  • Software

    Nutzen Sie Video Chat Programme (s. unten) für die gemeinsame Arbeit im Team. Je nach Umfeld eignen sich diese Tools auch zur Kommunikation mit Ihren Kunden.

  • Ziele

    Setzen Sie sich gemeinsame Ziele – das fördert die Motivation.

  • Transparenz

    Setzen Sie webbasierte Ticketsysteme wie Trello ein, um die Arbeit und deren Status für alle transparent zu machen.

  • Kollaboration

    Nutzen Sie Tools zur Kollaboration wie Google Docs, um gleichzeitig an Dokumenten arbeiten zu können.

iPad mit VPN-Zugang im Homeoffice

Technische Voraussetzungen

Internet-Verbindung

Die wichtigste Voraussetzung für die Arbeit im Homeoffice ist eine dauerhafte und stabile Internet-Verbindung. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Leitung ausreichend dimensioniert ist und eliminieren Sie Begrenzung im Datenvolumen ihres Vertrages. Die grundlegende Infrastruktur ist die falsche Stelle für Einsparungen, auch in Zeiten der Corona-Krise.

WLAN Qualität

Wenn Ihr Rechner per WLAN mit dem Internet verbunden ist, stellen Sie sicher, dass Sie eine gute Funk-Abdeckung haben. Volle Leistung haben Sie nur bei direkter Sichtverbindung zwischen Rechner und Router. Falls der Empfang zu gering ist, ändern Sie die Position des Routers in Ihrer Wohnung. Die Auswirkungen sind oft enorm.

VPN-Verbindung

Falls Sie auf Daten aus dem Netzwerk Ihrer Firma zugreifen müssen, sollten Sie aus Sicherheitsgründen auf eine VPN-Verbindung wert legen. Viele Unternehmen bieten dies ohnehin an. Fragen Sie dazu am besten den Administrator oder die technische Hotline in Ihrer Firma, die Lösungen variieren je nach Anbieter.

Frau arbeitet im Homeoffice am Schreibtisch

Machen Sie Homeoffice zum Normalfall

Durch die aktuelle Situation der Corona-Krise fällt aktuell denjenigen Unternehmen der Umstieg auf Homeoffice leichter, die ohnehin auf webbasierte Tools setzen. Der Einsatz global verfügbarer Tools und Daten ist in vielen Unternehmen aus Gründen der Sicherheit umstritten. In Situationen wie dieser können diese Tools jedoch entscheidend für das Überleben einer Firma sein.

Richten Sie Ihre Arbeitsprozesse so ein, dass Sie jederzeit unabhängig arbeiten können – und zwar sowohl unabhängig vom Ort als auch vom Internet.

Tools für verteilte Zusammenarbeit

  • Was wir nutzen

    Wir haben viele Tools getestet und die folgenden für uns ausgewählt. Jeder Unternehmenskontext ist jedoch anders, so dass unsere Auswahl nicht zwingend überall passt.

  • Slack

    Slack ist ein Text-Chat, in dem es möglich ist themenbezogene „Räume” (Channels) anzulegen. Das beendet die sonst übliche E-Mail-Flut und bringt viele weitere Vorteile.

    slack.com
  • Google Hangout

    Wir nutzen die G Suite – dementsprechend liegt es nahe, dass wir Google Meet (bzw. Hangout) für unsere Video-Konferenzen nutzen.

    hangouts.google.com
  • Miro

    Miro ist eine Art virtuelles Flipchart, auf dem beliebig viele Personen simultan zusammenarbeiten können.

    miro.com
  • Google Docs / Sheets

    Word- und Excel-Dateien per E-Mail verschicken und verschiedene Versionen zusammenfügen ist weder zeitgemäß noch effizient. Dienste wie Google Docs oder Office 365 ermöglichen das gleichzeitige Arbeiten an Dokumenten und sind in der Remote-Arbeit unverzichtbar.

    docs.google.com
  • Trello

    Trello ermöglicht Ihnen Aufgaben in Listen zu organisieren. Jede Aufgabe kann Personen zugewiesen werden und mit weiterführenden Informationen versehen werden. So behalten Sie auch im Homeoffice den Überblick über den Arbeitsstand.

    trello.com

Weitere Tools

Für jedes der oben genannten Tools finden sich zahlreiche Alternativen. Um einige zu nennen:

Kommunikationstools

Tools zur Kollaboration

Frau auf Balkon breitet entspannt die Arme aus und blickt in die Abendsonne

Führung und Selbstfürsorge

In Krisenzeiten ist es wichtig einen klaren Kopf zu behalten und sich zu motivieren. Führen Sie morgens ein Check-in durch oder organisieren Sie regelmäßige Meetings mit Ihrem Team per Videochat oder Telko. (Was ist ein Check-in?)

Es kann auch helfen, die Laptop-Kamera während der Arbeit aktiviert zu lassen, um sich und Teammitglieder zu sehen. Zusätzlich können in Tools wie Slack auch Channels für private Themen angelegt werden. So können auch Gespräche und Themen in Pausen oder an der virtuellen Kaffeemaschine besprochen werden.

Homeoffice und Kinderbetreuung – Frau spielt mit ihrem Baby

Das private Umfeld

Stimmen Sie Arbeitsplatz und Arbeitszeiten im Homeoffice mit dem Familienumfeld ab. Familienmitglieder sollten über anstehende Calls oder Videochats informiert werden, um unnötige Ablenkungen durch die eigenen Kinder, Fragen nach dem Mittagessen oder dem Haushalt etc. zu vermeiden.

Auch im Homeoffice sollten Sie Ihre Arbeitsdisziplin einhalten. Darauf ist sicher intensiver zu achten als im Büro, wo sich ein Arbeitsmodus eher automatisch einstellt.

Moderation für Scrum Master – die Trainer Alexandra Klingor und Alexander Kylburg gut gelaunt am Themen-Flipchart

Wir helfen Ihnen

Unsere Kunden unterstützen wir aktuell darin, die Zusammenarbeit der Teams auf die Situation im Homeoffice umzustellen.

Wir helfen gerne auch Ihnen durch diese Zeit. Schreiben Sie uns oder rufen Sie uns an: +49 221 64 30 93 01