Zutaten für gute Meetings

Meetings werden von vielen als unproduktive Zeitfresser empfunden, und können je nach Umsetzung sehr energieraubend ausfallen. Das muss aber nicht so bleiben. Hier ein paar Vorschläge, wie du Meetings so gestalten kannst, sodass sie von allen zielführend und wertschöpfend wahrgenommen werden.

Grundsätze für gute Meetings

Die Autoren der Neue Narrative haben in ihrer Ausgabe vom Mai 2020 elf Grundsätze für gute Meetings zusammengestellt. Diese sind zwar nicht neu oder überraschend. Aber in ihrer allgemeinen Gültigkeit sind sie absolut nachvollziehbar und leicht zu etablieren.

Wir haben sie hier wiedergegeben und zusätzlich kommentiert, wie du sie noch effektiver in deinen Meetings einsetzen kannst.

  • Ein:e Moderator:in

    Ein:e Moderator:in führt durch das Meeting und es ist idealerweise nicht der:die Chef:in.

    Tipp: Wähle eine:n Moderator:in, der:die keine einseitige inhaltliche Position in dem Meeting vertritt.

  • Ziel des Meetings

    Alle Teilnehmenden wissen, warum es dieses Meeting gibt. Es hat ein klares Ziel.

    Tipp: Wenn eine Ablauf-Agenda existiert, halte sie in Stichworten. So kannst du besser auf Unwägbarkeiten reagieren und enttäuschst keine Erwartungen.

  • Teilnehmende

    So wenig wie möglich, so viel wie nötig. Es sind nur Menschen anwesend, die wirklich für das Meeting gebraucht werden.

    Tipp: Gib deinen Teilnehmenden Entscheidungsspielraum. Die Qualität steigt, wenn alle aus Interesse und aus freien Stücken dabei sind.

  • Check in

    Das Meeting beginnt mit einem Check-in. Alle teilen dabei, wie es ihnen grade geht und mit welchen Gedanken sie ins Meeting kommen.

    Tipp: Stelle klar, dass die Teilnahme am Check-In freiwillig und die Reihenfolge irrelevant ist. So steigerst du die Akzeptanz und Bereitschaft.

    Erfahre mehr über "Check-In"
  • Respektvolles Zuhören

    Alle Personen kommen zu Wort, keine:r wird unterbrochen.

    Tipp: Auch wichtig: jede:r hält sich so kurz wie möglich, um auch andere zu Wort kommen zu lassen.

  • Keine Ablenkungen

    Niemand daddelt am Smartphone oder liest nebenbei E-Mails. Volle Aufmerksamkeit aufs Meeting!

    Tipp: Wenn eine unvermeidbar wichtige Unterbrechung auftritt, vereinbare eine Pause und gib der Person die Möglichkeit, diese kurz zu lösen oder das Meeting zu verlassen.

  • Knowledge Transfer

    Verständnisfragen sind jederzeit willkommen.

    Tipp: Lade deine Teilnehmenden aktiv dazu ein, Nachfragen zu stellen. So haben auch stillere Charaktere die Chance zu folgen.

  • Ergebnis dokumentieren

    Ein toller Mensch schreibt das Wichtigste mit und teilt das Protokoll im Anschluss.

    Tipp: In kreativen Workshops entsteht das "Protokoll" implizit durch die z.B. auf Post-Its gesammelten und sortierten oder gruppierten Beiträge aller.

  • Energie

    Alle Beteiligten haben am Ende des Meetings mehr Energie als vorher (Ja, das geht!)

    Tipp: Sorge für eine angemessene Umgebung. Moderiere aktiv. Setze Pausen ein. Nutze Energizer/ Icebreaker.

  • Next Steps

    Alle freuen sich, wenn To-Dos für sie abfallen und verlassen das Meeting mit konkreten nächsten Schritten.

    Tipp: In einem agilen Team passen To-Dos hervorragend ins Backlog. So wird transparent, wie viel Zeit für die To-Dos eingeräumt werden muss.

  • Check-Out

    Das Meeting endet mit einem Check-Out, in dem die Teilnehmenden reflektieren, wie das Meeting für sie war, und was sie sich fürs nächste Mal wünschen.

    Tipp: Schließe das Meeting inhaltlich vor dem Check-Out ab und kündige dies bereits zu Beginn des Meetings an.

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