Die Retrospektive

Die Retrospektive ist zweifellos das wichtigste Tool für dich als Scrum Master oder Team Coach. Hier erfährst du, was eine Retrospektive ist, wofür du sie einsetzen kannst, und wie Du sie im Detail gestaltest.

Zweck einer Retrospektive

Mit der Retrospektive wendest du die drei grundlegenden agilen Säulen Transparenz, Überprüfung und Anpassung direkt an. Du lässt dein Team damit in regelmäßigen Abständen gemeinsam in voller Transparenz auf die Höhen und Tiefen der Zusammenarbeit blicken, und ihr überprüft so, ob und was ihr verbessern könnt. Dafür beschließt ihr gemeinsam sinnvolle Anpassungen für euren Prozess, eure Infrastruktur oder auch euer eigenes Verhalten.

So wirkst du als Scrum Master mit der Einführung einer Retrospektive direkt an zentraler Stelle positiv auf dein Team ein.

Übungsgruppe von Surfern steht am Strand im Kreis

Teilnehmer

An der Retrospektive deines Teams nehmen alle Personen teil, die zu eurem Arbeitskontext gehören. Wenn ihr nach Scrum arbeitet, nehmen immer alle drei Rollen teil. Dazu gehören:

  • Dein Entwicklungsteam
  • Euer Product Owner
  • Du als Scrum Master

Wenn dein Team nicht explizit nach Scrum arbeitet, solltest du dennoch explizit klären, wer teilnimmt.

Wenn absehbar ist, dass Problembereiche besprochen werden, die außerhalb eures Teams liegen, solltet ihr explizit Personen einladen, die Teil des Problems oder der Lösung sind. So stellt ihr sicher, dass keine Maßnahmen für Personen beschlossen werden, die nicht anwesend sind.

Als Scrum Master solltest du auch darauf achten, dass Probleme nur von den Personen aufgebracht werden, die an der Retrospektive teilnehmen. Es ist absolut tabu, dass Personen von außerhalb des Teams Probleme in eure Retrospektive zur Lösungsfindung einreichen.

Organisationen mit einem agilen Mindset vertrauen darauf, dass die Teilnehmer als Experten für ihr Umfeld die wichtigen Probleme entdecken und die für sie passenden Lösungen finden.

Ergebnis

Wenn der wichtigste Zweck einer Retrospektive das Entdecken von Verbesserungsmöglichkeiten ist, dann ist das oberste Ziel konkrete Maßnahmen dazu zu finden. Deine Retrospektive ist dann erfolgreich, wenn sie folgende Kriterien erfüllt:

  • Ihr habt mindestens eine Maßnahme zur Verbesserung gefunden und gemeinsam abgestimmt
  • Ihr setzt mindestens eine dieser Maßnahmen bis zur nächsten Retrospektive um
  • Dein Team weiß, wie es den Erfolg der Maßnahme(n) feststellen kann

Letzteres stellt oft eine große Herausforderung dar. Die Umsetzung der Maßnahme(n) liegt zeitlich gesehen oft erst Stunden oder Tage nach der Retrospektive, stellt aber zugleich ihr wichtigstes Erfolgskriterium dar.

Daher ist es diene Aufgabe als Scrum Master mit deinem Team einen Weg zu finden, die Maßnahme(n) aus ihren Retrospektiven zuverlässig zur Umsetzung zu bringen. Dazu wirst du wahrscheinlich häufig zwischen den Erwartungen des Product Owners und denen des Team vermitteln müssen. Wenn du hier für ein ausgewogenes Verhältnis von Verbesserung und Umsetzung sorgst, spüren dein Team und dein Product Owner deinen wahren Wert.

Ablauf einer Retrospektive auf einem Flipchart

Ablauf

Der Ablauf einer Retrospektive ist nicht festgelegt. Es gibt kein richtig oder falsch. Wie du deine Retrospektive gestaltest, ist dir als Scrum Master überlassen. Das ist dein absoluter Freiraum. Was auch immer dein Team in eurem Kontext auf lange Sicht erfolgreich macht, ist das Richtige. Im Grunde ist alles erlaubt, was nach den oben genannten Kriterien zum Erfolg führt.

Ausgelöst durch den Erfolg des Buches Agile Retrospectives von Diana Larsen and Esther Derby hat sich als Grundgerüst ein Ablauf in fünf Phasen etabliert. Dieser ist eine gute Hilfestellung, wenn du als Scrum Master neu beginnst oder neu mit einem Team zusammenarbeitest.

Phasen frei gestalten

Das Dankbare an den im Buch definierten Phasen ist, dass deren Ausgestaltung offen bleibt. Es lädt dich als Scrum Master dazu ein, die Retrospektive so zu gestalten, wie es der Situation deines Teams am dienlichsten ist.

Derby und Larsen bieten in ihrem Buch selbst eine Fülle von möglichen Übungen an, inklusive ausführlicher Beschreibung und Empfehlung für welche Phase du welche Übung am Besten einsetzt.

Portrait-Bild von Alexander Kylburg – Partner & Agile Coach paragraph eins

Als ich 2009 als Scrum Master anfing, habe ich das Buch Agile Retrospektiven von Derby & Larsen mit meinem Team über drei Jahre hinweg fast komplett durchgearbeitet. So hatte ich für jede Retro alle zwei Wochen immer wieder etwas neues, und wenn es auch mal nur eine Kleinigkeit war. Langweilig ist es uns jedenfalls nie geworden, und nach und nach hat das Team sich in der Retro auch an die dickeren Bretter gewagt.

Die Phasen im Detail

  • 1) Set-the-stage

    Die Phase des „Set-the-stage“ dient dazu, sich mental auf die Retrospektive einzustellen. Dazu kann alles gehören, was für das Team wichtig und erforderlich ist, um in einen guten Modus der Zusammenarbeit zu gelangen. Typisch sind körperliche Aktivierungen oder Übungen die Konzentration und Fokus liefern.

  • 2) Gather data

    Nachdem alle fokussiert und bereit sind, ist die Aufgabe in dieser Phase, Informationen zusammenzutragen, die später dabei helfen sollen, die möglichen Probleme besser zu verstehen. Üblicherweise wird in dieser Phase zunächst auf eine Bewertung verzichtet, um möglichst viele Optionen offen zu halten.

  • 3) Generate insights

    In dieser Phase werden die gesammelten Informationen aus Phase zwei analysiert. Hier finden nun Bewertungen statt. Dazu werden Filter eingesetzt oder ähnliche Techniken genutzt, um aus der Menge der gefundenen Themen, diejenigen herauszufinden, die den größten Impact für die Verbesserung der Zusammenarbeit versprechen.

  • 4) Decide what to do

    Nachdem die wichtigsten Themen identifiziert wurden, wird nun gemeinsam entschieden, welche Maßnahmen zur Verbesserung in Frage kommen und wie diese umgesetzt werden können. Ebenfalls werden hier die Erfolgskriterien dafür festgelegt.

  • 5) Closing

    In der abschließenden Phase findet eine kurze Reflexion über die Retrospektive selbst statt, um auch hier die Möglichkeit der stetigen Verbesserung zu nutzen. Als Abschluss ist es sinnvoll die Retrospektive mit einer kurzen Übung gemeinsam mental zu verlassen, und damit sicherzugehen, dass jeder Beteiligte sie als abgeschlossen betrachten kann.

Exemplarischer Ablauf einer Retrospektive

Wir haben als Anregung und Vorlage eine Retrospektive in Kurzform veröffentlicht. Auch diese basiert auf den fünf Phasen und ist mit einfachen Übungen ausgestaltet. So lassen sich die Phasen gut nachvollziehen und der aufeinanderfolgende Aufbau leicht verstehen. Einfach mal reinschauen: Retrospektive in Kürze